Afgelopen week waren we met ons Smart Factory team in een kookstudio om tapas te maken. Doel was teambuilding en ons zogeheten “4-2-1-principe” in de praktijk brengen, maar toch: zou ik daar ook Smart Factory concepten terugzien? We gingen tenslotte werken in teams, aan stations, volgens recepten (runbooks).
Het 4-2-1 principe
Om in onze Smart Factory de doelen van de klant goed in het vizier te houden, denken we in 4-2-1.
4: wat is het tastbare resultaat dat over 4 weken aan de klant gaan opleveren?
2: om dit resultaat te kunnen halen, welke acties moeten er over 2 weken opgestart worden?
1: wat moet ik dan deze week al gaan regelen?
In IT zijn tastbare resultaten soms lastig te definiëren, omdat je in een virtuele wereld leeft, waarin alles vanuit de computer bestuurd wordt en uiteindelijk ergens anders plaatsvindt dan waar de engineer zich bevindt: in het datacenter, aan de serverkant. Vandaar de kookworkshop, waar de wereld juist geheel tastbaar is (zowel zichtbaar als proefbaar) en waar je direct resultaat ziet van datgene wat jouw handen doen.
De 4 was dus niet moeilijk te definiëren, dat was de tapa die je over 40 minuten klaar moest hebben. Echter, wel beschreven in zijn meest tastbare vorm: wat gaat deze crostini, dit lamskoteletje, deze gevulde portobello aan smaaksensatie opleveren als de klant hem eet?
Voor de 2 en de 1 hadden we de receptenregels door elkaar gehusseld en moest je als team de volgorde bepalen: om mijn lamskotelet te bereiken, wat moet ik over 20 minuten allemaal aan afrondende acties opstarten? En waar moet ik dan nu qua voorbereidingswerk aan beginnen?
Tapas in de IT Smart Factory
In de afgelopen blogs hebben we het over alle concepten gehad die we vanuit Supply Chain, Lean, Engineering gebruiken in de IT Smart Factory.
Tijdens de kookworkshop heb ik met een andere bril gekeken: welke concepten die we in de Smart Factory gebruiken zie ik terugkomen bij het maken van tapas in teams?
Een aantal zaken was een gegeven, daar was vooraf al over nagedacht.
Bepalen optimale slots:
Er waren bijvoorbeeld maar 3 slots uit te geven (voor de voorgerecht-tapas, de hoofdgerecht-tapas en de nagerecht-tapas). En ieder slot kreeg zijn optimaal aantal items per slot mee: er moesten exact 30 producten door de straat heen (want 30 eters).
Takttijd was in de gekozen gerechten ook al berekend: 40 minuten had ieder station/team om zijn tapa voor te bereiden, te ‘assembleren’ en ‘af te configureren’ om aan tafel te serveren.
Een aantal zaken werd per team vastgesteld en geoptimaliseerd.
Runbook:
Deze kwam direct en door het gehele proces naar voren: welke stappen moet ik in mijn recept uitvoeren, in welke volgorde en welke items heb ik hiervoor nodig. Het runbook bleef door het hele tapas-traject de handleiding waarmee van voorraad naar eindproduct werd gewerkt.
Inventory:
Stap 1 was voor ieder team vervolgens het in kaart brengen van de inventory: welke ingrediënten heb ik nodig om mijn recept voor 30 personen uit te voeren?
Waar haal ik die vandaan? Hoe leg ik die op zo makkelijk mogelijke manier bij mijn werkstation zodat er zo min mogelijk fysieke verplaatsing plaatsvindt?
Frontloaden:
Kan ik stappen al eerder uitvoeren en klaarzetten om te zorgen dat ik later in het proces uit die voorraad kan putten zonder wachttijd? Het team wat gehaktballetjes moest maken was zichtbaar aan het frontloaden (hele team was ballen aan het draaien), net zoals het dessertteam (een hele rij glaasjes werd al gevuld met fruit, in afwachting van de cheesecake die daar later bovenop geschept zou worden.
De rode knop:
Tijdens de workshop kwam helaas ook de rode knop naar voren. Iemand sneed zich in de vingers waardoor de sequence tijdelijk stilgezet moest worden. De vertraging aan leadtime werd uiteindelijk ingehaald door extra frontloadingwerk door het hele team.
Kortom: een kookworkshop tapas-maken geeft een mooie zichtbare fabrieks-sequence, waarin een groot deel van de Smart Factory concepten zichtbaar en tastbaar terugkomt.
Marianne Faro, Bas Lamphen, Smart Factory consultants, www.itility.nl
