De IT Smart Factory gebruikt concepten uit de fabriekswereld om IT-projecten op te zetten als een fabriek – met als doel een efficiënter projectresultaat.
Kunnen we in dat opzicht iets leren van het Taylorisme?
Fabrieksconcept: Scientific Management van Taylor.
Scientific management is een 100 jaar oude managementtheorie die het aansturen van bedrijfsprocessen rond de werkvloer op een wetenschappelijke wijze aanpakt. Niet werken met vuistregels en ervaringskennis, maar met de stopwatch in de hand bepalen wat de beste manier van werken is. Het doel: maximale productiviteit voor de fabriek.
Scientific Management in de IT-fabriek
Je hoeft meetkundig niet zo ver te gaan als Taylor om de nodige vruchten te plukken van zijn werk. Elementen als ‘bepaal de beste methode om iets te doen’, ‘leg het vast’, ‘ontwikkel daar de juiste instrumenten bij’, ‘scheid planning en uitvoering’ en ‘blijf dat verbeteren’ zijn elementaire verbeterpunten, zodra het werk ook maar enige wederkerigheid kent.
Stap 1: Bepaal de beste methode
Taylor gebruikt het voorbeeld van een chirurg: die staat vele jaren onder supervisie van meer ervaren chirurgen en krijgt lering in de beste manieren om iets aan te pakken. Dat is geenszins beperkend voor de chirurg, want hij beschikt na korte tijd over de meest ontwikkelde kennis en kan zijn eigen vernuft gebruiken om daadwerkelijk nieuwe ideeën toe te voegen, in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden.
In de IT-fabriek geldt hetzelfde: werk met de ervaren chirurg (architect en engineer) om te kijken naar een repeterende activiteit en vervolgens de beste manier te bepalen voor de uitvoer hiervan.
Stap 2: Leg vast
Iedereen is in IT de brandweerman die inspringt bij de vele brandjes – ofwel ad hoc incidenten oplossen. Voor consciëntieus en proactief beheer is meestal geen tijd, voor documenteren vaak nog minder. Werkinstructies en wiki’s bijwerken blijven het ondergeschoven kindje van de IT-afdeling.
Met Taylor in het achterhoofd is documentatie juist van groot belang in de IT-fabriek. Beschrijf de stappen voor een activiteit in detail in een draaiboek. Draai een ‘Proof of Concept’ en ga meten hoeveel tijd iedere stap kost en door wie deze uitgevoerd moet worden – en voeg dat toe aan het draaiboek.
Stap 3: Ontwikkel daar de juiste instrumenten bij
In een IT-afdeling zijn genoeg engineers te vinden die het leuk vinden scripts te maken om repeterende werkzaamheden te automatiseren. Vergelijkbaar met een collega van Taylor die het werk van metselaars optimaliseerde door een tafel te ontwerpen die de afstand tussen de stenen, emmer met specie en muur zo klein mogelijk maakte.
Stap 4: Scheid planning en uitvoering
Maak een fabrieksplanning op basis van het verwachte aantal repeterende acties. Geef de engineers de ruimte om te doen waar ze goed in zijn; het werken in de technische omgeving. Zorg dat alle randvoorwaarden goed ingevuld zijn. Zaken als change-windows, IP- adressen, nieuwe hardware etc. moeten beschikbaar zijn. Zodat er ‘aan de lopende band’ een focus kan zijn op het opleveren van de systemen die in de fabriek worden bewerkt.
Stap 5: Blijf verbeteren
Gebruik de meetresultaten, de facto doorlooptijden, issue’s en oplossingen daarop, ervaringen van de uitvoerende engineers, om continue te blijven sleutelen aan het wiel. Dus niet opnieuw uitvinden, wel nog ronder te maken.
Marianne Faro, Cas Schalkx; Smart Factory consultants bij Itility
