Veel van uw klanten stellen hun kantoor na maandenlang thuiswerken weer open voor hun medewerkers. Het is belangrijk dat die switch naar een vaak hybride werksituatie voorspoedig verloopt. U speelt daarin als IT-partner een niet te onderschatten rol. Met deze 7 aandachtspunten zorgt u voor een probleemloze transitie.
1 Zorg voor goede hygiënemogelijkheden
De gezondheid van medewerkers verdient natuurlijk absolute topprioriteit. Zorg dan ook dat bureaus en flexplekken op minstens anderhalve meter van elkaar verwijderd zijn. Waar dat niet mogelijk is, kunnen spatschermen uitkomst bieden. Ook de looppaden moeten voldoende breed zijn, zodat personeel op veilige afstand elkaar kan passeren.
Een belangrijk aandachtspunt is de hygiëne van gedeelde randapparatuur als monitoren en toetsenborden. Zeker bij flexplekken is dat een noodzaak. Afwasbare toetsenborden en muizen zijn bij flexplekken dan ook een must, maar kunnen ook voor reguliere werkplekken bijdragen aan de veiligheid. Diverse leveranciers bieden afwasbare monitoren in hun portfolio. Zijn monitoren van zichzelf niet goed te reinigen, dan zijn hiervoor speciale behuizingen verkrijgbaar.
2 Creëer eenvoudige flexplekken
De terugkeer naar kantoor betekent in veel gevallen niet dat medewerkers weer van 9 tot 5 fulltime op de zaak werken. Hybride werken is in veel organisaties de nieuwe realiteit. Daarbij wisselen medewerkers werken op kantoor af met thuiswerken.
Dat vraagt om een slimmere indeling van de werkplek. Omdat niet de voltallige bezetting altijd aanwezig is, kan een organisatie toe met minder bureaus. De bureaus die wel beschikbaar zijn, kunnen wellicht voor een deel worden ingezet als flexwerkplek. Medewerkers moeten daarbij wel eenvoudig kunnen ‘aanmeren’ en bovendien comfortabel kunnen werken. Een in hoogte verstelbaar bureau en monitor zijn daarbij onmisbaar. Bovendien moeten medewerkers hun laptop snel kunnen aansluiten aan externe randapparatuur als een monitor, toetsenbord en muis. Hiervoor zijn speciale hubs verkrijgbaar.
Sommige organisaties hebben baat bij een reserveringssysteem voor het boeken van de flexplekken. Zorg dat deze probleemloos functioneert en toegankelijk is voor elke medewerker die hiervan gebruik moet kunnen maken.
3 Herzie alle account- en toegangspolicies
Medewerkers die terugkeren naar kantoor komen logischerwijs uit een thuiswerksituatie. Daarvoor zijn vaak allerlei beleidsregels ingesteld voor probleemloze toegang tot bestanden en applicaties. Het is bij een terugkeer verstandig al die rechten na te lopen. Sommige autorisaties zijn wellicht niet langer nodig, en zorgen enkel voor onnodige veiligheidsrisico’s. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van VPN-verbindingen, of rechten voor het op afstand benaderen van de bestandsserver op kantoor. Dat geldt zeker voor medewerkers die weer permanent op kantoor terugkeren.
4 Loop alle persoonlijke benodigdheden na
De terugkeer naar kantoor is een goed moment om iedere medewerker te bevragen over het gebruikte werkmateriaal. Centraal staat daarbij de vraag: heeft iemand voldoende technologische hulpmiddelen om het werk goed uit te voeren, zowel thuis als op kantoor? Denk aan een voldoende capabele laptop, een goede headset met ruisonderdrukking, en een ergonomische, goed verstelbare monitor.
Naast hardwarebenodigdheden is het ook belangrijk dat medewerkers over de juiste software beschikken, of daartoe toegang hebben. En, niet onbelangrijk: functioneert alles naar behoren?
Een efficiënte manier voor het in kaart brengen van tekortkomingen is het opstellen van een enquêteformulier waar medewerkers eventuele tekortkomingen of problemen eenvoudig kunnen aangeven.
5 Controleer de bestaande IT-infrastructuur
In veel gevallen zijn werkplekken of zelfs volledige afdelingen maandenlang onbezet gebleven. Het is dan ook verstandig alle IT-voorzieningen grondig na te lopen op probleemloos functioneren. In sommige gevallen kan een reset van het apparaat nodig zijn. Denk ook aan een check van het draadloze netwerk, printvoorzieningen, desktopsystemen en (cloud)oplossingen. Controleer bovendien of e-mail- en bestandsservers probleemloos vanuit de kantoorwerkplekken toegankelijk zijn.
6 Vul eventuele technische hiaten op
Veel organisaties maken de switch van een situatie waarin iedereen thuiswerkt naar een hybride werksituatie. Daarbij werken medewerkers deels thuis, en deels op kantoor. Dat betekent wel dat beide ‘groepen’ probleemloos moeten kunnen samenwerken. In veel gevallen vraagt dat om speciale voorzieningen op kantoor. Denk aan videoconferencingruimtes waarin thuiswerkers efficiënt kunnen overleggen met de aanwezigen. Dit biedt voor u als IT-partner natuurlijk nieuwe businesskansen.
7 Zorg voor voldoende securitybewustzijn
Een hybride workforce brengt ontegenzeggelijk securityrisico’s met zich mee. Medewerkers nemen apparatuur in en uit de zaak mee en benaderen gevoelige gegevens op afstand. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de risico’s, en bovendien weet hoe deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. Maak medewerkers wegwijs in het gebruik van een VPN-verbinding en multifactorauthenticatie.
Security-bewustwordingstrainingen spelen daarbij een belangrijk rol. Ook fysieke trainingsmiddelen kunnen hieraan bijdragen, zoals posters en/of fysieke handouts met daarop de belangrijkste ‘spelregels’.
Terug naar school
Heeft u schoolorganisaties in uw klantenbestand? Dan is de kans groot dat zij naast hun kantoor-werkplekken ook het klaslokaal opnieuw onder de loep moeten nemen. Steeds meer schoolorganisaties oriënteren zich op een hybride onderwijsvorm, waarbij een deel van de leerlingen de lessen op afstand volgt. Aanpassingen aan het klaslokaal zijn daarvoor vaak noodzakelijk. Denk aan speciale conferencingcamera’s die altijd de focus behouden op de docent, of headsets die zorgen voor een goede concentratie en verstaanbaarheid.
Meer weten?
Heeft u hulp nodig bij de terugkeer naar kantoor van uw klanten, of het realiseren van een veilige en efficiënte hybride werk- of leeromgeving? Ga dan naar https://www.road2growth.nl/solution/back2school-back2work/.
