Hoe vaak sluit je een werkdag af met het gevoel dat er niets zinnigs uit je handen is gekomen? We lijken allemaal te accepteren dat sommige dagen nu eenmaal zo moeten zijn. Maar als het zou kunnen zou je toch zeker veel liever met een kerntaak bezig zijn?
Het idee dat je een groot deel van je werktijd kwijt bent aan onzinnige taken is geen fabeltje of een gevoel. Het is gewoon een feit. Een beetje googelen levert een stortvloed aan data op die dat ondersteunen. Unit4 meldt in hun Global Productivity Studydat kantoormedewerkers gemiddeld wereldwijd 552 uur per jaar (69 volle werkdagen) besteden aan puur administratieve en repetitieve taken. Formstack stelt in The State of Workflow Automation in 2018dat 55 procent van de managers 8 uur per week kwijt is aan repetitieve, handmatige taken. Sommige studies noemen dergelijk saai werk zelfs een bedrijfsrisico. Het zou ertoe kunnen leiden dat werknemers zich steeds minder gelegen laten liggen aan beleidsregels (Reducing Organizational Rule Breaking through Task Variety).
Automatiseren
McKinsey schrijft in hun rapport Jobs lost, jobs gained: Workforce transitions in a time of automation: dat in 60 procent van alle beroepen minimaal een derde van de activiteiten geautomatiseerd zou kunnen worden. Waarom doen we dat dan niet? Omdat automatiseren simpel klinkt, maar het vaak niet is. In theorie is het een kwestie van een workflow in kaart brengen, IT vragen het te automatiseren, en klaar ben je. Maar in de praktijk is dat automatiseren vaak niet zo simpel. Veel workflows vragen data uit allerlei verschillende bronnen. Die aan elkaar knopen is een uitdaging op zich. En als het eenmaal gelukt is, moet je maar hopen dat er geen wijzigingen meer komen. Anders begint het hele circus overnieuw.
In onze eigen organisatie hebben we aan den lijve ondervonden wat dat kan betekenen. We groeien als kool. Tussen 2015 en 2018 gingen we van 150 naar 700 medewerkers. Dat is op zich natuurlijk goed nieuws. Maar om al die nieuwe medewerkers snel aan het werk te krijgen is een serieuze uitdaging. Op het hoogtepunt, waarin we soms tientallen nieuwe medewerkers per week binnenhaalden, kon het 26 dagen duren voor een nieuwe collega volledig up and running was. Die time to value kon beter.
Standaardiseren
In 2017 namen we ManyWho over: een low-code oplossing voor workflow automatisering die we hebben omgedoopt naar Boomi Flow. Die technologie hebben we gecombineerd met Boomi Integrate in onze nieuwe Onboarding Solution Accelerator. Door het onboarding proces zo veel mogelijk te standaardiseren en te automatiseren, zijn nieuwe werknemers nu al na een week helemaal klaar voor het echte werk. Als we dat doorvertalen naar pure productiviteit, verwachten we dat we daar in de tweede helft van 2019 $ 690.000 (€ 616.000) winst mee maken! Bovendien scheelt het ons per werknemer ook nog eens 3,4 uur aan administratieve rompslomp (ter waarde van $ 56.000 / € 50.000 op jaarbasis).
Het is natuurlijk prachtig dat we onze eigen champagne mogen drinken, maar Flow is bijvoorbeeld ook al toegepast bij een internationaal mediabureau om informatieverzoeken van potentiële klanten direct en automatisch af te handelen. Door snel en effectief op vragen te reageren, hebben ze hun klantverloop weten te reduceren en meer nieuwe klanten binnengehaald. Hierdoor is de omzet merkbaar gestegen. Dit, nog even los van de verlichting van de werkdruk die het intern heeft gebracht.
Niemand zit te wachten op technologie die het werk ingewikkelder maakt. Wat we nodig hebben is IT die ons helpt effectiever te werken. Zo maken we tijd vrij voor mensen die op andere manieren veel meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie. In Flow is low-code bijvoorbeeld al bijna no-code geworden. Workflows kun je simpelweg uittekenen met drag-and-drop online editing tools. Bovendien is het een single instance, multi-tenant oplossing; neem het af uit de cloud en iedereen in je organisatie kan ermee aan de slag.
Focus op kerntaak
Informatietechnologie is bedoeld om het leven gemakkelijker te maken – niet moeilijker. Als je wilt werken voor wat je waard bent, moet je je kunnen concentreren op de kerntaak waarvoor je bent aangenomen. Hoe meer saaie en repetitieve bijzaken je kunt automatiseren, hoe beter.
Max van Eeghen, director, EMEA sales and business development bij Dell Boomi
