Bij groen één auto, bij rood één foto. Ervaren forenzen die hun woon-werkverkeer per auto afleggen kennen waarschijnlijk dit rijmpje op een verkeersbord langs de oprit van een snelweg. Een verkeerslicht zorgt ervoor dat auto’s een filegevoelige snelweg slechts mondjesmaat kunnen bereiken. Toeritdosering wordt het genoemd.
Het gevolg is dat auto’s op de oprit tot de snelweg staan te wachten, terwijl de bestuurders tandenknarsend in de verte zien dat het verkeer op de snelweg lekker doorrijdt. De verleiding gas te geven is groot, maar de boete van meer dan 200 euro dempt die neiging. En terecht: de toegangsdosering is niet geactiveerd vanwege een file, maar juist om een file te voorkomen. Door het verkeer even tegen te houden vóór de snelweg wordt ervoor gezorgd dat de maximale capaciteit van de weg niet overschreden wordt.
Het wachten voor het rode licht leidt ertoe, dat de bestuurder uiteindelijk sneller op zijn bestemming is dan wanneer er geen toegangsdosering zou zijn. Dan staat het verkeer op de snelweg immers helemaal vast.
De vergelijking met elk proces binnen een organisatie is makkelijk te maken. Juist de inzet van moderne communicatie- en productiemiddelen heeft ervoor gezorgd dat medewerkers steeds productiever werden – niet voor niets heette de belangrijkste beurs voor automatiseringsoplossingen ooit de ‘efficiencybeurs’.
Efficiënt of effectief?
Als medewerkers efficiënter gaan werken, betekent dat echter niet per se dat het hele proces aan effectiviteit wint. Efficiënt is iets anders dan effectief: doelmatig is iets anders dan doeltreffend. Ga maar na: als alle auto’s ineens 30 kilometer per uur sneller kunnen en mogen rijden, dan zal de toegenomen file-kans de uiteindelijke reistijd negatief beïnvloeden.
Dankzij automatisering en digitalisering is er in veel opzichten een efficiency-slag gemaakt binnen veel organisaties. Dat betekent echter niet dat het totale proces ook maximaal effectief is – de capaciteit is immers begrenst. Elk systeem kent een bottleneck. Wellicht kan een ‘toeritdosering’ ervoor zorgen dat de doorlooptijd, en daarmee de hoeveelheid ‘onder handen werk’ binnen de organisatie afneemt.
Dat heeft grote voordelen. Als je de doorlooptijd verkort, dan kan eerder gefactureerd worden. Daarnaast blijft een project of activiteit top op mind bij de verschillende medewerkers, terwijl het risico bestaat dat de kennis ‘wegzakt’ tijdens een te lange periode dat een project ‘onder handen is’.
Betekent dit, dat medewerkers aan het begin van het traject moeten ‘duimendraaien’ ? Dat ze, symbolisch gezien, moeten wachten tot het verkeerslicht op groen staat voor ze verder kunnen?
Niet per se. Hun werk wordt nog effectiever, het gewenste resultaat wordt eerder en met minder correcties bereikt. En ja, wellicht leidt dat soms tot een uurtje ruimte in de agenda. Profiteer daarvan! Weg met de angst voor de lege agenda!
Gijs Andrea is partner van Better Results Group
