Veranderen is de enige constante in IT. Niet omdat je dat per se wilt, maar omdat iedereen om je heen verandert. Je moet gewoon mee. Het zou voor sommige IT-organisaties mooi zijn als je een “klaverblad” insteek kan vasthouden. Dan geldt het credo : “Als je maar lang genoeg gewoon blijft, word je vanzelf bijzonder”. Dit voorkomt schijnbaar de reguliere veranderingen, maar niets is minder waar. Veranderen moet.
Nieuwe generatie
Het duurt niet meer zolang voordat de nieuwe generatie IT-specialisten en Managers zich aandient. Deze zijn opgegroeid in een wereld van mobiele applicaties en digitale technologieën, waarbij veel geprobeerd wordt en als het niet bevalt weer gede-installeerd wordt. Ook is de zorg waar je informatie staat van een ondergeschikt belang, als data maar beschikbaar zijn en niet door anderen ongeoorloofd kunnen worden gebruikt. Daarnaast streeft deze generatie steeds minder naar het bezitten van spullen en staat ze open om zaken te delen en (betaald) te gebruiken zolang het nodig is. Tot slot combineert deze generatie privé en zakelijk zo, dat de reguliere werkdag en werkweek niet meer passen in de levensstijl.
Uitdagende projecten
Het is niet ondenkbaar dat het “thuis werken” van de organisatie straks ook voor de hele IT-afdeling geldt en dat IT-medewerkers en managers zich niet tot hun pensioen vastbijten aan een enkele werkgever, maar meerdere werkgevers gelijktijdig bedienen op basis van hun expertise(s). Het gaat er niet meer dat medewerkers zich aan de organisatie moeten committeren voor een specifieke taak, maar om hoe lang jij hun interesse kan behouden door uitdagingen en projecten te blijven bieden.
Het staat vast. Veranderen komt eraan en je kan best nog een keer je data center vernieuwen op basis van dezelfde architectuur en beleid, maar de volgende vernieuwing is dan nog radicaler en forceert de IT-organisatie over stag te gaan. Laat staan dat je wellicht dan te laat bent en gedwongen impopulaire acties moet ondernemen.
Lastig veranderen
Het wordt je wel lastig gemaakt om te veranderen doordat de maatschappij, de meeste werkgevers en de wet en regelgeving zich nog vasthoudt aan wat ze altijd al heeft gedaan.
Het is uiteraard veel makkelijker om als start-up met iets radicaal anders te starten dan een verandering door te voeren die is ontstaan door een organistische groei van de afgelopen jaren. Het zou makkelijk zijn als de budgethouders zouden denken als investeerders en dat “de winkel” even dicht kon om opnieuw te beginnen. Maar het kan ook gefaseerd. Het is van belang dat je het besluit te veranderen toetst aan wat de medewerkers de meest productieve veranderingen binnen uw IT-organisatie vinden. Wat werkt het beste in het bedrijf en hoe dat ingezet worden om te helpen? Als je dan de nieuwe richting op durft, welke hindernissen verwacht je dan?
Efficiëntie als uitdaging
Ik heb een vaag vermoeden dat elke IT-afdeling ten minste één grote uitdaging heeft en dat is efficiëntie. Het is algemeen bekend dat IT-afdelingen kampen met aan de ene kant de druk door de gebruikers met vragen over vernieuwingen en verbeteringen en aan de andere kant de budgetten die steeds minder worden en geen ruimte geven voor innovatie. 70% van het IT-budget gaat nu al op aan onderhoud en mensen. Het blijft me verbazen dat een CFO direct acties onderneemt als zijn vrachtauto’s of productiestraat stil staat. Transportmiddelen, koffiemachines en printers worden gehuurd. Maar als er IT-resources niet worden gebruikt gebeurt er niets. Dat moet toch anders kunnen.
IT binnen organisatie als commerciële dienstverlener inrichten
Een grote efficiëntieslag is te behalen door gebruikers hun eigen hulpmiddelen te laten kiezen en te kopen. Een van de beste dingen die een organisatie kan doorvoeren om efficiëntie te bereiken is om de afdelingen en medewerkers taken te laten uitvoeren in applicaties die zij kiezen op zowat elk apparaat die zij zelf hiervoor inzetten en niet door de IT-afdeling worden opgedragen. Het data center voorziet in de resources die de afdeling vraagt en afneemt, waarbij de kosten niet langer meer op het IT-budget blijven drukken. Afdelingen hebben de kans om buiten de deur te shoppen, maar als je als IT-afdeling commerciëler wordt en het serviceniveau optimaliseert blijven ze gecommitteerd.
Brug privé en zakelijk
Zoals u weet, zou dit een decennium geleden nog niet goed zijn gegaan in de meeste IT-afdelingen. Maar met de huidige cloud initiatieven is de acceptatie voor betaalde diensten steeds groter geworden. Met deze insteek gebruikt iedereen naast de door de organisatie opgelegde beveiligde applicaties, eigen gekozen hulpmiddelen, waarmee de brug tussen privé en zakelijk eenvoudig te maken is. Dit leidt tot een groot overwinningsgevoel voor eindgebruikers, voor de begroting, en voor efficiëntie.
De zogenaamde “consumerization van IT” (zoals Intel dit bijvoorbeeld noemt) onderscheidt zich als een van de grootste gebruikergerichte verbeteringen die IT-afdelingen kunnen maken.
Afstappen van de traditionele architectuur
Om deze verandering te ondersteunen, dient de huidige infrastructurele keten (server, storage, netwerk) dynamisch en automatisch beschikbaar te zijn gedurende een vooraf vastgestelde periode. Laat de gebruikersorganisatie jaarlijks bepalen of de afgenomen resources nog nodig zijn of op- of afgeschaald moeten worden.
Nu wordt een (virtuele)server ingericht, voorzien van de applicatie en de leeft dan in lengte van dagen voort. Zelfs als de applicatie niet meer actief gebruikt wordt. Zolang de gebruikersorganisatie betaalt, kunnen ze gebruik blijven maken van de resources, doen ze dit niet dan worden de resources (tijdelijk) uitgeschakeld. Het sleutelwoord hierin is automation waarbij de organisatie zelf bepaalt hoeveel resources ze afnemen en betalen om de taken te kunnen verrichten.
90% automation
Automation werkt alleen als het data center hiervoor is ingericht. De intelligentie van het data center wordt bepaald aan de hand van het gekozen hypervisor- of hyperconverged platform dat 90% van de gevraagde load automatisch bedient en vrijspeelt als de organisatie de dienst niet verder verlengt. De rest is maatwerk en kost meer tijd en geld.
De beschikbaarheid van de applicaties wordt gegarandeerd doordat de data center intelligentie met “fault tollerance” instellingen bepaalt op hoeveel locaties de applicatie en data gespreid worden. Hierdoor is de traditionele snapshot en replicatie overbodig geworden en de uitwijk procedures aanzienlijk vereenvoudigd.
Technische resources
Het IT-beheer team voorziet in voldoende technische resources die op dat moment het meest prijsgunstig zijn omdat slechts nog uitgebreid wordt in server nodes die eigen opslagcapaciteit bevatten. Uitwijk- en back-up inrichtingen alsmede het beheer hiervan komen te vervallen omdat dit automatisch aan de hand van beschikbaarheidsprofielen bepaalt en ingericht wordt. Ook verdwijnt de specialisatie van bepaalde IT-technologieën omdat het beschikbaar stellen van (virtuele) servers, netwerk en storage automatisch gebeurt.
Voorkom 9-5 mentaliteit
Vandaag bestaan geen levenslange baangaranties meer. Door de IT-organisatie aan te passen verdwijnen oude rollen. Maar ontstaan ook nieuwe initiatieven en kennisbehoeftes. IT-medewerkers die nu dag in dag uit hetzelfde doen worden niet gemotiveerd. Het prikkelt hen niet zich te blijven oriënteren op nieuwe onderwerpen en technologieën. Dit leidt tot een 9-5 mentaliteit.
Tijdelijk inhuren van expertise is niets nieuws meer. Kleine en grote organisaties laten zich helpen door een ZZP-netwerk om weinig terugkerende kennisbehoeftes tijdelijk in te zetten wanneer het nodig is. Stel een team samen dat zich dagelijks onderscheidt door ruimte te geven in het participeren in nieuwe initiatieven op een specifiek gebied. Zorg wel voor een gemeenschappelijk doel over de teams heen. Zou het niet mooi zijn als je aan de hand van een soort interne werkspot.nl de vraag uit de organisatie laat posten, waarop individuen dan in kunnen schrijven met een idee? Met de best passende medewerkers wordt het team dan samengesteld.
Zelfsturende teams
Dit geeft ook snel inzicht in de middelmatige individuen, die je dan gericht kunt aansturen.
Bedrijven als Uber, Booking.com hebben zelfsturende teams ingericht, die niet meer van bovenaf worden aangestuurd. Teams komen zelf met initiatieven en oplossingen. De verantwoordelijke van het team behartigt het team-overschrijdende belang en stuurt bij als er een koof ontstaat tussen teams en de opdracht. Met eenvoudige richtlijnen acteren de steeds wisselende teams zelfstandig met een eigen budgetverantwoordelijkheid en in een eigen planning. Werktijden zijn flexibel en variëren sterk waarbij de 9-5 mentaliteit volledig weg is. Het is van belang de voortgang en resultaten te bewaken en bij te sturen wanneer deze onvoldoende zijn.
Het beheer van het data center kan door slechts een klein team worden uitgevoerd. Dit door al dan niet gebruik te maken van externe individuen of beheerorganisaties. Het is hetzelfde als je beheer uitbesteden aan een Cloud Provider. Dit is tegenwoordig steeds meer geaccepteerd.
Eerste lijn support blijft
Je eigen eerstelijns support moet blijven, omdat deze medewerkers de gebruikerservaring van de organisatie beïnvloeden. Aan de hand van treshold allerts (signalering van aankomende (ver)storingen), moet de organisatie proactief geïnformeerd worden. Uitval wordt door de fault tollerance inrichting automatisch opgevangen. Gebruikers kunnen zelf data terug halen aan de hand van previous versions.
Als afsluiting: Veranderen is gewoonweg nodig. Is het niet om een betere prespatie en efficiëntie in je IT-organisatie te stimuleren, om te migreren naar een zelfregulerende nieuwe (cloud-)architectuur op basis van Software Defined waarbij traditionele storage systemen worden vervangen door opslagcapaciteit in servers te plaatsen, dan is het wel om je IT-organisatie klaar te maken voor de nieuwe generatie IT-specialisten die anders werken dan we gewend zijn. Als je blijft doen wat je deed, dan krijg je wat je kreeg. Dan ga je als organisatie achterlopen ten opzichte van je concurrenten.
Vincent van der Linden, Managing Director Mangstor Benelux
