Eén van de grootste frustraties van de IT-afdeling is, dat door rigide ERP-systemen een verandering in de organisatie moet worden uitgesteld. Bijblijven met je software is noodzakelijk om te kunnen blijven voldoen aan behoeften vanuit de markt. Flexibiliteit is daarbij het toverwoord.
Aanpassen is echter vaak een lastige opgave vanwege de hoge kosten die het met zich meebrengt, zo blijkt uit een recente enquête van IDC onder 167 leidinggevenden in Noord-Amerika en Europa: terwijl de kosten van het jaarlijks onderhoud van het ERP-systeem voorspelbaar zijn, drukken onvoorziene uitgaven om tegemoet te komen aan de eisen voor veranderingen in de organisatie zwaar op de begroting. Door dergelijke aanpassingen was 15 procent van de respondenten genoodzaakt om het gehele ERP-systeem te vernieuwen.
Kostbare aanpassingen
De meeste organisaties die ERP-systemen aanschaffen en implementeren, gaan al uit van een dure operatie, maar verwachten daarna af te zijn van kostbare aanpassingen. De realiteit blijkt anders. Van de respondenten heeft bijna 70 procent nieuwe ERP-oplossingen geïmplementeerd in de afgelopen drie jaar. Deze groep had ook de grootste kans op het maken van kostbare wijzigingen in het systeem als gevolg van bijvoorbeeld fusies, overnames, veranderingen in regelgeving of financiën en veranderingen binnen de organisatie.
Hoewel veel leveranciers van nieuwe ERP-oplossingen zeggen dat zij interoperabiliteit ondersteunen tussen hard- en software van verschillende leveranciers, blijkt dat in de praktijk tegen te vallen. Het IDC-onderzoek laat zien dat veranderingen in de organisatie kostbaar, storend en tijdrovend zijn voor veel bedrijven. Volgens het onderzoek kosten zulke ERP-aanpassingen gemiddeld 1,2 miljoen dollar per jaar en kan dat bedrag oplopen tot 4,1 miljoen dollar in het eerste jaar, nadat er al 2,5 miljoen dollar is geïnvesteerd in het systeem. Om de onderliggende datastructuur van het ERP-systeem te wijzigen, zijn bijna veertien werkdagen nodig. Daarnaast zijn werknemers van de IT-afdeling en andere afdelingen nodig om de veranderingen door te voeren, wat ten koste gaat van de productiviteit in de organisatie.
Onderscheidende architectuur
Het rapport van IDC toont aan, dat bedrijven beter kunnen zoeken naar flexibele systemen die tegemoet komen aan zakelijke behoeften, zonder dat er veel extra geïnvesteerd hoeft te worden. Uit een recent vergelijkingsonderzoek van UNIT4, Microsoft en SAP door organisatieadviesbureau Eval-Source, blijkt dat de software van UNIT4 het meest geschikt is voor snel veranderende organisaties. Vooral de onderscheidende architectuur van de software zorgt ervoor dat de meeste aanpassingen snel kunnen worden doorgevoerd door de gebruikers, zonder dat een specialist van de IT-afdeling nodig is.
Jeroen Philippi is Marketing Manager Benelux bij Unit4
