Dankzij laptops, internet en mobiele telefoons konden we vorig jaar massaal overstappen op thuiswerken. En wanneer de coronacrisis voorbij is zal het aantal thuiswerkers blijvend toenemen. Volgens Deloitte wil twee derde van alle millennials en Generatie Z permanent vanuit huis werken.
Om thuiswerken tot een succes te maken moeten IT-afdelingen medewerkers de ruimte geven om hun IT-omgeving zoveel mogelijk zelf te beheren. Zelfredzame thuiswerkers vormen de sleutel tot het waarborgen van connectiviteit en de toegankelijkheid van bedrijfssystemen.
Proactief IT-beheer door werknemers is het nieuwe normaal
Veel bedrijven zijn daarom gestart met het trainen van thuiswerkers. Ze brengen hen basiskennis van IT bij, zodat ze weten welke dingen mis kunnen lopen en hoe ze problemen zelf kunnen oplossen. Denk bijvoorbeeld aan problemen met videobellen, die niet aan het zakelijke platform liggen maar aan de IT-omgeving van de eindgebruiker. Thuiswerkers hebben daarnaast vaak moeite om een verbinding te maken met bedrijfssystemen. Niet omdat de VPN-verbinding is uitgevallen, maar omdat ze instellingen per ongeluk hebben gewijzigd, of zijn vergeten om bedrijfssystemen met de laatste updates bij te werken.
Laagdrempelig beheer
Een training is leuk, maar in de dagelijkse praktijk moet het voor thuiswerkers zo makkelijk mogelijk worden om problemen snel op te lossen. Hoe maak je het simpel? Zorg allereerst voor heldere instructies. Dus een beetje zoals IKEA het doet, maar dan beter. Als beheerder beschik je al over tools voor monitoring van de basisconnectiviteit, zoals een dashboard met verkeerslichten die de beschikbaarheid van diensten aangeven. Maak die toegankelijk voor thuiswerkers, zodat zij die kunnen gebruiken om na te gaan of een probleem aan applicaties of aan hun provider ligt. Je zal zien dat zij de liefde voor IT gaan delen, zodra ze er meer bij betrokken worden.
Zorg er verder voor dat er wat cybersecurity betreft geen andere optie is dan goed gedrag. Dat is mogelijk door gebruik te maken van standaard beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie op basis van BitLocker, het gebruik van veilige clouddiensten en encryptie van de SharePoint-workspaces waarin thuiswerkers in real time documenten bewerken. Op die manier is het voor thuiswerkers vrijwel onmogelijk om niet veilig te werken.
Waar lig je nog wakker van?
Grote kans dat je je toch nog zorgen maakt over wat er allemaal mis kan gaan. Thuiswerkers zullen bijvoorbeeld, omwille van snelle resultaten, afstappen van het gebruik van best practices, software-updates niet of niet op tijd installeren en nalaten om gebruik te maken van een draadloze signaalversterker terwijl ze op grote afstand van een router werken. Het is vaak behoorlijk lastig om gebruikers ertoe te bewegen om te breken met slechte gewoontes. Maak de stapjes naar gedragsverandering dus zo klein mogelijk, dan is de kans op succes het grootst.
Wat brengt de toekomst voor doe-het-zelf-beheer?
Zelfsturend IT-beheer staat op het punt om uit te groeien tot vaste prik voor thuiswerkers. Veel helpdesks maken gebruik van een verkeerslichtbeleid. Als je medewerkers goed “opvoedt” kunnen ze steeds meer niet-urgente problemen zelf afhandelen. Dat betekent dat de werklast van de IT-helpdesk wordt verlicht. Jij kan je daardoor richten op de optimale werking van bedrijfskritische systemen.
Alleen met een proactieve aanpak kan thuiswerken tot de norm uitgroeien. Geïsoleerde thuiswerkers moeten zelf monitoring- en IT-vaardigheden ontwikkelen, ook voor hun eigen bestwil. Want intensieve pingpongsessies via e-mail zijn zonde van de tijd van systeembeheerders en thuiswerkers. Doe-het-zelven kan daarom een uitstekende manier zijn om tijd te besparen en de productiviteit een boost te geven. En als je werknemers weleens een IKEA-kast succesvol in elkaar hebben gezet, dan moet dit ze zéker lukken.
Wilco Ravestein, Country Manager Benelux – Paessler AG
