Home Ondernemen & Business Vier vragen bij de zoektocht naar een ERP-oplossing

Vier vragen bij de zoektocht naar een ERP-oplossing

30
e-mail

Is je organisatie toe aan een nieuw ERP-systeem? De selectieproces ervan kan intensief zijn, zeker als er meerdere afdelingen bij betrokken zijn. Een Request for Proposal (RFP) ondersteunt bij het selectieproces. Het vergemakkelijkt de zoektocht naar informatie over beschikbare oplossingen, de verschillen en de prijzen. Valkuil bij het opstellen van een RFP is dat er onvoldoende wordt nagedacht over de daadwerkelijke behoeften van de organisatie. Vier vragen die je jezelf moet stellen om tot een goede RFP te komen.

Voorafgaand aan het opstellen van een RFP is het belangrijk om eerst goed na te denken over wat je écht nodig hebt. RFP’s zijn vaak gericht op de vraag of de software-oplossing wel honderden (of zelfs duizenden) functies heeft. Meestal wordt dit gedaan met een omvangrijke spreadsheet die specifieke alledaagse routinefuncties en -eisen bevat. Maar beantwoordt deze aanpak de vraag of de ERP-systemen in staat zijn om aan de zakelijke behoeften op een hoger niveau van uw organisatie te voldoen?

UNIT4-infographic_ERP_NL6-DEF-150x150

RFP
Door uitsluitend te focussen op specifieke functionele eisen, is de kans groot dat het systeem toch niet voldoet. De kans op een goede keuze is groter als ook onderstaande vragen in het RFP komen te staan.

1. Wat zijn de doelstellingen van de organisatie op de langere termijn? Een ERP-systeem is gemiddeld tien jaar in gebruik. Daarom is de eerste stap in het opstellen van een RFP het formuleren van de organisatiedoelstellingen.
2. Wat is de behoefte aan ERP-ondersteuning op de lange termijn? De meeste organisaties houden hun ERP-systeem voor een lange tijd. Daarom is het goed om te kijken of het beoogde systeem geschikt is voor (toekomstig) gebruik vanuit de cloud, of functionaliteit beschikbaar is op mobile devices, het voorbereid is op online samenwerken en informatieanalyse.
3. Hoe belangrijk zijn alle functies die je vandaag gebruikt over twee jaar, vijf of tien? Met andere woorden, is het systeem dat je vandaag koopt, in staat om mee te veranderen met de markt en om in te spelen op bedrijfsmatige veranderingen?
4. Hoe zijn organisatorische veranderingen door te voeren in het systeem? Het is relatief eenvoudig om een chart te maken van accounts en rapportages die aan je huidige eisen voldoen en huidige organisatiestructuur weerspiegelen. Maar wat gebeurt er over een paar jaar wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe bedrijfsactiviteit start of een nieuwe afdeling? In dergelijke gevallen is het nu al handig om te weten hoe moeilijk en tijdrovend het zou zijn om het beoogde ERP-systeem aan te passen aan deze wijzigingen.

Verzand daarom niet in het opsommen van honderden functionele eisen. Onthoud dat de meeste leveranciers al lange tijd bestaan. ERP-oplossingen verschillen op functioneel gebied niet heel veel van elkaar. Wat wél een doorslaggevend verschil maakt, is de evaluatie van welke ERP-oplossingen in staat zijn om tegemoet te komen aan doelstellingen op een hoger niveau en de behoeften op langere termijn. Neem hierin mee de integratie van het systeem, het gebruikersgemak van rapportagetools, de kosten en tijd die het aanbrengen van veranderingen in het systeem met zich mee brengen.

Jeroen Philippi is Marketing Manager Benelux bij Unit4

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here