Home Data & Storage Vijf functies waarvoor e-mail niet bedoeld is (maar ERP steeds vaker wel)

Vijf functies waarvoor e-mail niet bedoeld is (maar ERP steeds vaker wel)

60
e-mail

Heb je je ooit afgevraagd hoeveel tijd je per week kwijt bent aan het lezen, organiseren, verwijderen en beantwoorden van mails? De gemiddelde zakelijke gebruiker besteedt hier circa zestien uur per week aan. Volgens recent onderzoek van Atos Origin ‘gebruikt de gemiddelde medewerker 40 procent van zijn tijd op kantoor aan het verwerken van interne mails die niets toevoegen voor de organisatie’.

E-mail heeft de manier waarop we werken veranderd, maar niet louter positief. Als het aantal berichten in je inbox gelijk is aan het aantal actiepunten op je ‘to do-lijst’, dan gebruik je e-mail waarschijnlijk inefficiënt. E-mail is bedoeld als communicatiemiddel, maar veel werknemers hebben e-mailverwerking tot taak verheven. Zakelijke processen ontplooien zich rond mailconversaties, zelfs als er betere alternatieven zijn.

Hieronder staan vijf functies die medewerkers invullen met hun e-mail, terwijl e-mail hier niet voor is bedoeld. Inefficiënt werken ligt daardoor op de loer:

1. CRM-database
Dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden is het eenvoudig om mailconversaties met klanten, prospects, leveranciers, collega’s en partners terug te vinden. De meeste zakelijke gebruikers voorzien hun e-mailhandtekening van hun contactinformatie zoals telefoonnummer en adres.

2. Opslag van documenten
Bijlagen van e-mails vormen een handige bron voor het terugzoeken van zakelijke documenten zoals voorstellen, contracten en rapportages; als je tenminste weet hoe je ze moet vinden. Vooral als je onderweg bent of geen toegang hebt tot de servers van je werkgever, is het verleidelijk om documenten in de mail te bewaren. Maar veilig is dit allerminst.

3. Projectmanagementtool
Werk je aan een project, dan weet je dat taken zijn verdeeld onder de leden van de projectgroep. E-mail is vaak het middel dat de projectgroep gebruikt voor communicatie over het project. Maar is dat het meest efficiënte projectmanagementsysteem, of zijn er betere manieren om te communiceren?

4. Interne sociale kanalen
Heb je ooit deel uitgemaakt van een mailconversatie die volledig uit de hand liep? Mails kunnen gemakkelijk verzanden in inhoudsloos geklets. Voor dit soort chatberichten zijn interne sociale kanalen zoals Yammer uitgevonden. Stel je eens voor hoeveel mails het zou schelen als je berichten met ‘Bedankt’ en ‘Goed gedaan allemaal’ zou kunnen weren uit je inbox.

5. Rapportagesysteem
In de zakelijke dienstverlening kan je via je mailbox eenvoudig terug zoeken hoeveel tijd je hebt besteed aan een project. Maar hier is een beter systeem voor: tijdregistratie.

Bovenstaande punten hebben één ding gemeen: werknemers gebruiken e-mail als database voor allerhande informatie. Deze gegevens horen eigenlijk thuis in systemen die speciaal zijn ontwikkeld om efficiënt, effectief en veilig met die informatie om te gaan.

Discussiëren
Een interessante ontwikkeling is dat systemen die oorspronkelijk zijn ontwikkeld om informatie op te slaan en terug te vinden (systems of records) interactieve en sociale eigenschappen krijgen. Neem een ERP-systeem, dat veel organisaties gebruiken. Leveranciers ontwikkelen steeds meer mogelijkheden om te communiceren via dit systeem. Betrokkenen kunnen discussiëren over processen en documenten door middel van thread-gebaseerde conversaties (bijvoorbeeld bij Facebook). Deze manier van communicatie is overzichtelijk, voorkomt tijdverspilling en verwarring. Het is dus veel natuurlijker en productiever om conversaties te starten rondom records, dan te zoeken naar records in opgeslagen e-mailconversaties.

Dure manier van archiveren
De manier waarop we nu omgaan met e-mail, zal op termijn verdwijnen. Het jaren achter elkaar opslaan van mails en bijlagen op een mailserver is een erg inefficiënte en daarmee dure manier van archiveren. Daarom ligt er nu een kans voor ERP-leveranciers en -gebruikers. Concentreer conversaties niet meer rondom inefficiënte systemen zoals e-mail maar focus juist op zakelijke processen. Dit zal eindgebruikers veel tijd schelen en levert organisaties aanzienlijke besparingen op.

Jeroen Philippi is Marketing Manager Benelux bij Unit4

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here