Home Internet Vindbaar maken van informatie “door de ogen van een kind”

Vindbaar maken van informatie “door de ogen van een kind”

86


Introductie

Voordat ik begin met mijn eerste artikel op dit Blog platform, een kleine introductie.

Mijn naam is Edwin Stauthamer. Ik ben geboren op 10 januari 1970 in het prachtige Den Haag alwaar ik nog steeds woon. Ik ben getrouwd met Miranda, en heb twee kinderen (Bradley, 16 jaar en Brittany, 13 jaar).
Ik ben gespecialiseerd in het onderwerp “Enterprise Search”: alle aspecten die een rol spelen bij het toegankelijk en vindbaar maken van documenten en informatie binnen organisaties.
Ik ben werkzaam bij InfoKnowlegde. Een bedrijf dat is gespecialiseerd in het ondersteunen van organisaties bij de inzet van zoektechnologie om informatievraagstukken op te lossen.
Zowel op het internet als binnen organisaties neemt de hoeveelheid documenten en informatie alleen maar toe. Het wordt daarom steeds moeilijker om de informatie te structureren én terug te vinden.
Een oplossing daarvoor is de inzet van hulpmiddelen die het mogelijk maken om via één ingang door alle documenten en informatie te kunnen zoeken en de resultaten op een zo bruikbaar mogelijke manier aan de medewerkers presenteren. Enterprise Search bevindt zich op het snijvlak van informatiebeheer, kennismanagement, content structurering, techniek en user interface. Het gaat ten slotte om de eindgebruiker: De medewerker die zo goed mogelijk moet worden ondersteund bij het uitvoeren van zijn werk.

Wat doe jij nou eigenlijk, pap?

Afgelopen week zat ik met mijn gezin aan de eettafel waarbij het onderwerp “werk” ter sprake kwam. Mijn kinderen (13 en 16 jaar oud) gaven aan dat ze eigenlijk nog steeds niet goed weten wat ik nou eigenlijk “doe”.

Als mensen aan mij vragen wat ik doe, dan zeg ik meestal dat ik binnen bedrijven en organisaties doe, wat Google.com doet op het internet: Doorzoekbaar en vindbaar maken van informatie.

Toen mijn dochter reageerde met “oh, dus dan typen mensen iets in en dan ga jij op zoek naar die informatie”, besefte ik dat ik het anders aan moest pakken.
Ik probeerde een andere insteek om mijn werk wat dichter bij haar belevingswereld te krijgen.

Ik: “Als jij een document zoekt op je laptop, hoe doe je dat dan?”
Britt: “Dan open ik de verkenner en ga naar de map waar het document staat”.
Ik: “Maar als je niet weet in welke map het document staat?”
Britt: “Dan open ik het zoekvakje en tik een woord in waarvan ik weet dat het in het document staat”.
Ik: “OK. Stel je nou eens voor dat je heel veel computers en servers (ze weet wat een server is; we hebben zo’n NAS-schijf thuis) hebt en dat je niet weet waar het document staat. Je moet dan zo’n zoekboxje hebben waarmee je door alle computers en servers kan zoeken, toch? Je hebt dan een soort Google nodig om door al die documenten op alle computers te zoeken. Nou, daar heb je dus programma’s voor en ik help bedrijven om die programma’s te installeren en te gebruiken.”
Britt: “Dat is toch heel onhandig. Dan kan je toch beter alle die documenten op één plek zetten?”.

Dat is dus hoe een kind van 13 over het informatieprobleem in organisaties denkt.

Binnen veel organisaties wordt er ook zo over de aanpak van een informatieprobleem gedacht. Om de toegankelijkheid van documenten en het vinden van informatie te verbeteren, worden vaak projecten opgestart om een nieuw systeem in te voeren dat alle informatie zou moeten bevatten. Dit leidt tot grote en langdurige projecten, omdat er van tevoren moet worden nagedacht over wat zo’n systeem dan zou moeten kunnen, hoe de documenten en informatie gestructureerd moet worden, welke metadata beheerd moet worden en hoe de informatie in andere systemen naar dit nieuwe “mega” systeem gemigreerd moet worden. Denk aan CMS-sen, DMS-sen, Databases, CRM’s etc.

Het is een utopie om te denken dat je alle documenten en informatie in één systeem krijgt. Het leidt meestal tot een “gedrocht” van een systeem omdat er voorbij wordt gegaan aan de manier waarop verschillende medewerkers in verschillende rollen de informatie gebruiken. De nadruk ligt hierbij op het beheer van de informatie en niet op het gebruik.
Gedurende het project dat maanden of jaren in beslag kan nemen zien de medewerkers nog geen verbetering van de vindbaarheid van de informatie die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Intussen blijven de medewerkers dus tijd verliezen door het opnieuw maken van documenten met informatie die reeds beschikbaar zijn binnen de eigen organisatie, maar waarvan zij het bestaan niet kennen. Nog erger is het, dat medewerkers beslissingen nemen op basis van wellicht incomplete informatie.

Een organisatie is gebaat bij een aanpak en oplossing die zo snel mogelijk resultaat laat zien, zonder dat daarvoor grote aanpassingen moeten worden gedaan aan bestaande informatiesystemen.
Het vakgebied Enterprise Search richt zich op het toegankelijk maken van informatie voor alle medewerkers in alle informatiesystemen. De inzet van Enterprise Search oplossingen maakt het mogelijk de documenten en informatie uit de bestaande informatiesystemen te halen en die informatie via één ingang aan de medewerkers ter beschikking te stellen: Een eigen “Google” dus.

Mijn dochter gelooft in het samenbrengen van alle informatie op één plek en ik vertaal dat niet naar één grote “content repository”, maar naar de inzet van een slimme zoekoplossing die over de diverse informatiesystemen heen zoekt én vindt.

Wat denkt U?

4 REACTIES

  1. Helemaal mee eens dat oplossingen als MDM altijd duur en langdurig zijn en inderdaad niet opleveren wat ze moeten. Dat komt ook omdat er altijd nieuwe informatie of zelfs bestanden komen die vervolgens “verschoond” moeten worden.
    Waar ik meer over zou willen weten is hoe in uw op zoekfunctie gebaseerde oplossing we zonder metadata kunnen. Ik denk hier voornamelijk om semantische metadata. Je moet toch kunnen weten met wat soort informatie je te maken hebt? Ik kan me niet voorstellen dat alles op basis van sleutelwoorden kan. Of mis ik iets?
    Graag meer.

  2. Metadata kan een zeer goed hulpmiddel zijn om de vindbaarheid van informatie te verbeteren.
    Ik ben het met je eens dat een medewerker niet alles op basis van sleutelwoorden kan vinden. Metadata biedt structuur en helpt een medewerker zijn zoekvraag “aan te scherpen” of juist “uit te breiden”.
    De kern van dit artikel gaat over het zoeken over informatiesystemen heen in plaats van het opslaan en / of migreren van documenten en informatie in één groot systeem.

    Met de huidige stand van de techniek is het echtere mogelijk om op verschillende manieren metadata te transformeren en zelf automatisch toe te kennen op basis van entiteits extractie, classificatie of dynamische clustering. Je hoeft hiervoor informatiesystemen niet te “centraliseren”.

    Wat hiervoor wel nodig is, is een vorm van “information governance”. Er moet een goed uitgedacht metadatamodel of informatie-architectuur zijn die is afgestemd op het gebruik van de informatie. Dat model moet vervolgens worden toegepast op elke stukje informatie dat via de zoekomgeving aan de gebruiker ter beschikking worden gesteld. Ga hier echter niet te ver in. Een model met 2 a 3 aspecten en daaronder 1 laag met detaillering is meestal al veel meer dan wat er nu beschikbaar is in de systemen.

  3. Edwin, dank. Ik was al eens met je stelling dat centralisatie niets oplevert – behalve koppijn – maar mijn idee√´n over de alternatieven waren (op z’n minst) onvolwassen. Nu zie ik het veel duidelijker en kan ook wijzen naar het werk van iemand met echte expertise. En dat zal ik zeker doen.

  4. Helemaal mee eens! Die conclusie trok ik deze week ook, leuk om dat op deze manier terug te lezen, geschreven door een vakspecialist. Nu heeft het beestje ook een naampje “Enterprise Search”.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in