In mijn eerdere blog besprak ik een belangrijk kenmerk van het huidige werken: de generatieverschillen. Ik ging in op de verschillen in manieren van werken en hoe men daar het beste mee om kan gaan. Een ander belangrijk, aanverwant aspect van het moderne werken zijn virtuele teams. In de meeste gevallen is de noodzaak om in virtuele teams geen punt van discussie, maar gewoon een gegeven. Want mensen van hetzelfde bedrijf moeten gewoon kunnen samenwerken, of dat nu op kantoor is, thuis of onderweg.
Doorgaans met collega’s in hetzelfde team, maar vaak ook met mensen van een andere organisatie. In feite is 90 procent van alle medewerkers die de mogelijkheid hebben gehad om in virtuele teams te werken, van plan om in de toekomst op deze manier te blijven werken. Teamwerk gaat altijd gepaard met bepaalde uitdagingen (en beloningen). Voor virtuele teams zijn dat er meer dan voor fysieke teams. Wat zijn de beste manieren en tools om efficiënte virtuele teams mogelijk te maken?
Ontwikkel gezamenlijke doelen
Om als team effectief te zijn, heb je duidelijke doelen nodig. Maar in het tijdperk van agile projectmanagement behandelen veel teams doelen niet noodzakelijkerwijs als prioriteiten. Wil je als virtueel team echter succesvol zijn, stel dan in het begin samen doelen voor projecten vast en herzie deze in de loop van de tijd. Zorg ervoor dat dit teamdoelen zijn, niet alleen individuele doelen voor elk lid. Definieer concrete dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse doelen die je gezamenlijk wilt bereiken en die voor alle teamleden zinvol zijn.
Nog beter: zet jouw projecten op met behulp van een cloud-gebaseerde samenwerkingstool zoals asana. Door alle projectteamleden met elkaar te verbinden kunnen de werklasten efficiënt worden gestructureerd en de workflow worden gestroomlijnd.
Maak van diversiteit een belangrijke sterkte
Een team is zo sterk als zijn leden. De leden van jouw team brengen zoveel verschillende perspectieven en sterke punten als je maar kunt bedenken mee naar het werk. Een schat aan ervaring, leden met verschillende achtergronden en met verschillende vaardigheden – dit alles verrijkt het werk in een virtueel team en maakt veel positieve energie vrij. Zorg ervoor dat elk teamlid (zowel in- als extern) weet dat je zijn of haar specifieke capaciteiten en input op prijs stelt.
Houd het transparant
Vertrouwen is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle samenwerking in een team. En transparant opereren is een solide manier om vertrouwen op te bouwen binnen een virtueel team. Deel openlijk met elkaar de projecten waaraan je werkt. Nogmaals, een cloud project management oplossing zoals asana of Trello zal teamleden helpen bij het integreren, communiceren en delen. Maak afspraken over projectplannen met mijlpalen en zorg ervoor dat alle teamleden online toegang hebben tot de projecten. Communiceer wekelijks de voortgang in virtuele teammeetings om het vertrouwen tussen de teamleden op te bouwen.
Creëer een open, respectvolle werkomgeving
Een open en informele werksfeer is een essentiële voorwaarde om het vertrouwen in een team te bevorderen. Druk en concurrentie kunnen echte performance killers zijn voor virtuele teams. Omgekeerd zul je motivatie en verantwoordelijkheidszin bevorderen door respect, openheid en tolerantie centraal te stellen. Teamleden zullen het meest positief zijn wanneer ze geloven dat hun ideeën en behoeften in het hele team worden gehoord.
Focus op gemeenschappelijke doelen en vermijd politieke spelletjes te allen tijde. Vooral in virtuele teams is het van cruciaal belang om op tijd voor vergaderingen aanwezig te zijn en je aan de afgesproken tijdslijnen te houden, zodat vertrouwen en respect tot bloei kunnen komen. Ontwikkel een eerlijke communicatiecultuur waarin teamleden geloven dat het veilig is om hun standpunten en feedback te geven. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot alle informatie die relevant is voor zijn of haar werk. Maak optimaal gebruik van digitale mogelijkheden om de communicatie binnen het team te optimaliseren.
Geef positieve feedback – regelmatig!
Dit punt kan men niet genoeg benadrukken. Regelmatige feedback tussen teamleden helpt om het team op koers te houden, praktisch en mentaal. Reserveer bijvoorbeeld een kwartier tijd in alle reguliere vergaderingen waarin elk lid de mogelijkheid krijgt om positieve feedback te geven. De feedback hoeft niet altijd positief te zijn, maar het is zeer nuttig als het constructief is, zodat teamleden de kans krijgen om van de feedback te leren en te groeien. En als je een 1:1 gesprek wilt, plan dan een virtuele koffie tijdens een videogesprek om feedback uit te wisselen!
Positieve feedback creëert een sfeer van motivatie en tevredenheid, waarin teamleden goed kunnen gedijen. Onderzoek dat onder de aandacht werd gebracht door Harvard Business Review toont aan dat teamleden die positieve feedback ontvangen bijna zes keer zoveel positieve feedback delen als gemiddelde teams. En slecht presterende teams delen bijna twee keer zoveel negatieve feedback als gemiddelde teams!
Vier gezamenlijke successen
Nu de feedback positief en regelmatig is, is het ook belangrijk om tijd vrij te maken om samen successen te vieren. Dit kan bijvoorbeeld een projectmijlpaal zijn of de voltooiing van een heel project. Zelfs als het één teamlid is dat het succes heeft behaald, kan het hele team het samen vieren. Dit bevordert een omgeving waarin positieve feedback heel gewoon is. Voor kleinere projecten kan de viering via video gebeuren en kan de erkenning de vorm aannemen van online cadeaubonnen. En de beste manier om een groot succes te vieren? Door face-to-face te vieren! Kom een paar dagen samen op een locatie waar iedereen profijt van heeft, voor werk en ontspanning. Overweeg om elk jaar een teamretraite te organiseren om het jaar te vieren en het volgende jaar samen te plannen.
Rust het team uit met digitale hulpmiddelen
Virtuele teams hebben virtuele/digitale tools nodig om te gedijen. Cloud communicatieoplossingen voor spraak en data, in combinatie met samenwerkingsplatforms en productiviteitsapps, zijn van fundamenteel belang voor het succes van virtuele teams. Denk bij het opzetten van jouw digitale infrastructuur na over de middellange termijn en breng in kaart hoe de tools en apps zullen samenwerken. Trello integreert bijvoorbeeld naadloos met Google Drive-bestanden en -mappen met behulp van wat Trello zelf een “Google Drive Power-Up-functie” noemt. Communicatie en samenwerking vormen de kern van elk team, en voor virtuele teams zijn deze tools nog belangrijker dan voor traditionele teams. Bovendien zijn Millenials en Gen Z, zoals ik in mijn vorige blog al schetste, digital natives en zullen ze digitaal werken op alle mogelijke manieren op prijs stellen. In feite zullen ze op geen enkele andere manier werken, dus omarm de toekomst vandaag – ga digitaal!
Markus Krammer, VP Products & New Business en Managing Director van NFON.
