Voorbereid zijn is meer dan zomaar een idee. Het is een aanpak die het reactievermogen van bedrijven vergroot en hen flexiber laat omgaan met onvoorziene gebeurtenissen. Het coronavirus (COVID-19) veroorzaakt een hoop onzekerheid. Een goede continuïteitsplanning is daardoor van levensbelang. Dit helpt bedrijven namelijk om vooraf te bepalen welke stappen nodig zijn om het welzijn van de werknemers te waarborgen en klanten continu van dienst te kunnen zijn.
Alle werkgevers moeten voorbereid zijn om strategieën uit te voeren die hun personeel beschermen en tegelijkertijd de continuïteit van de activiteiten waarborgen. Thuiswerken kan een belangrijk onderdeel zijn van een plan voor bedrijfscontinuïteit, of het nu gaat om de ziekte van werknemers, de sluiting van scholen (waardoor werknemers thuis voor hun kinderen moeten zorgen) en andere ontwikkelingen.
Veel bedrijven bieden hun personeel al de flexibiliteit om op afstand te werken. De vraag is wat organisaties moeten doen om dit snel op bedrijfsbrede schaal mogelijk te maken. Er zijn veel bedrijven die hun klanten persoonlijk of ter plaatse van dienst zijn. Maar weinigen van hen kunnen hetzelfde niveau van dienstverlening garanderen met een mobiele oplossing. Hier volgt een overzicht van vijf strategieën die u kunt hanteren.
1 Bereid je netwerk voor op een groot aantal thuiswerkers
Oplossingen die het mogelijk maken om vanaf elke locatie te werken bieden bedrijven een praktische manier om de continuïteit van hun processen op peil te houden, wat er ook gebeurt.
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze beschikken over de juiste netwerkinfrastructuur om werknemers die op afstand werken te ondersteunen. Want een piek in telewerkers kan leiden tot een piek in het dataverkeer. Dit kan een zware wissel trekken op het netwerk.
Aandachtspunten:
- Upgrade de netwerkcapaciteit en zorg voor uitstekende draadloze connectiviteit
- Voorzie werknemers van mobiele apparaten en hotspots voor verbindingen op afstand
2 Maak gebruik van een samenwerkingsplatform
Samenwerking is niets nieuws, maar het inrichten van een samenwerkingsplatform voor thuiswerkers verloopt niet zomaar zonder slag of stoot. Niet alle werknemers zullen aan het fenomeen van thuiswerken gewend zijn. Ze beschikken mogelijk niet over een speciale werkruimte, het juiste netwerk, de juiste technologie en de juiste leefomstandigheden om aan deze nieuwe eis te voldoen. Tegelijkertijd kan een geïsoleerde werkomgeving een nadelig effect hebben op de samenwerking tussen werknemers, probleemoplossend vermogen en werknemerswelzijn.
Het inrichten van een platform voor samenwerking op afstand vanaf elke mogelijke locatie vraagt om de juiste software en tools.
Aandachtspunten:
- Maak gebruik van samenwerkingstools
- Informeer het personeel over relevante best practices voor samenwerking
- Help werknemers voor wie thuiswerken nieuw is met een succesvolle overgang
3 Geef prioriteit aan de ontwikkeling van een continuïteitsplan voor vitale infrastructuren
Je medewerkers zijn niet alleen van levensbelang voor je onderneming, maar ook voor de samenleving. Zeker als ze overheidsdiensten ondersteunen, voor zieke patiënten zorgen, verantwoordelijk zijn voor de openbare veiligheid of nutsvoorzieningen beheren.
Het identificeren van de strategische medewerkers, samenwerken met het management en het personeel voorzien van de juiste tools zijn drie manieren waarop je de productiviteit op peil kunt houden.
Aandachtspunten:
-
- Geef prioriteit aan de belangrijkste medewerkers en stel samen met het management een plan op voor het waarborgen van de continuïteit van diensten
- Bespreek met collega’s de risico’s en manieren om bedrijfsprocessen operationeel te houden
- Doe onderzoek naar manieren voor virtuale ondersteuning en maak gebruik van virtuele diensten of diensten op afstand
4 Gebruik tools die de beschikbaarheid waarborgen en klanten vertrouwen schenken
In contact blijven met klanten is en blijft een topprioriteit. Technologie kan daarbij een belangrijke rol spelen. Zo kun je met unified communication & collaboration (UCC)-oplossingen telefoongesprekken door laten stromen naar vaste én mobiele telefoons. Ze kunnen je ook helpen om klanten in contact te brengen met de juiste medewerker, zodat telefoontjes niet onbeantwoord blijven. Daarnaast kun je het vertrouwen van klanten winnen met videogesprekken. Dit verzekert hen ervan dat zij altijd rechtstreeks met je kunnen communiceren.
Aandachtspunten:
-
- Maak gebruik van unified communication-oplossingen voor directe communicatie met klanten
- Deel het routeren en doorschakelen van gesprekken op prioriteit in, zodat bellers altijd de juiste medewerker krijgen te spreken
- Laat klanten weten dat je beschikbaar bent en wat de beste manier is om je te bereiken
5 Beveilig de fysieke en netwerktoegang
Een groep met thuiswerkers vraagt om de juiste tools om je data en netwerk te beveiligen. Samen kunnen we nagaan of je over de juiste beveiligingsmechanismen beschikt om je onderneming veilig te houden.
Aandachtspunten:
- Stel een disaster recovery-plan op dat uitkomst biedt bij onvoorziene gebeurtenissen
- Richt een veilige cloud-omgeving in voor de opslag van je meest bedrijfskritische data
Zoek een partner die je kan voorzien van de technologie en infrastructuur die nodig zijn om ondersteuning te bieden voor om het even welk aantal thuiswerkers.
