De initiële belofte van IT uit de jaren zeventig, om de effectiviteit en de efficiency van het werken te bevorderen met een significante verhoging van de arbeidssatisfactie lijkt in het hedendaagse kantoor nog een verre toekomstdroom. Tot halverwege de jaren negentig was kantoorautomatisering nog een gewild onderwerp, maar anno 2012 lijkt dit domein hoofdzakelijk te worden bepaald door merendeels fantasieloze pakketleveranciers.
Het kantoor is het stiefkindje van de IT, waar de menselijke maat nog lang niet is ontdekt. De complexiteit van de werkomgeving in veel kantoren is onnodig hoog en leidt daardoor tot onnodige stress bij de kantoorwerkers. De huidige persoonlijke digitale werkruimte (zie mijn vorige blog) lijkt ook meer te zijn ingericht om de kosten van de organisatie te verlagen, dan om de arbeidssatisfactie van de kantoorwerkers te verhogen.
Toch blijkt alle benodigde technologie voorhanden om van het kantoor echt iets uitdagends te maken. De praktijk laat helaas vaak een ander beeld zien. Web 2.0 technologieën / social media worden lukraak over de kantoorgemeenschap uitgegoten zonder noemenswaardige visie, zonder bruikbare architectuur.
Ik vraag mij wel eens af: ‘waar zijn de creatieve architecten die een enthousiasmerende kantooromgeving kunnen ontwerpen?’.
Kantoorwerkers kunnen tegenwoordig, althans in theorie, overal werken: thuis, op het strand, onderweg, bij een klant, in het bos en zelfs op het fysieke kantoor. Kortom, het kantoor is waar je bent (de essentie van HNW). Vrijheid van locatie, maar ook vrijheid van werktijd. De kunstmatige scheiding tussen werken van negen tot vijf en daarna leuke dingen, verdampt.
Toch lijkt het erg moeilijk om de kantoorwerkzaamheden te ontdoen van de mechanische, bijna dwangmatige sleur. Veel organisaties zitten opgescheept met middelmatig ‘middle management’ dat niet wil begrijpen hoe moderne technologie de medewerker in staat kan stellen meer te presteren in minder tijd, als die medewerker maar meer functioneringsruimte krijgt. Kantoorwerkers willen laagdrempelig met medekantoorgenoten kunnen communiceren, kunnen samenwerken en beelden kunnen delen los van de hiërarchie. Zelfs de moderne klant eist steeds meer dat hij een organisatie op dezelfde manier kan benaderen als hij zijn vriendenkring benadert.
Moderne technologieën als social media zijn bij uitstek bruikbaar voor de kantoorsituatie. Per slot van rekening is een kantoor niets meer dan een verzameling samenwerkende mensen met een gemeenschappelijke doelstelling. De rest, het gebouw, de kantoormeubelen, de ondersteunende IT, de geldstromen vormen slechts het decor waarin die mensen functioneren. Social media worden door kantoorwerkers al volop intensief gebruikt in de privé-situatie. Het wordt de hoogste tijd de scheiding op te gaan heffen tussen werken voor de lol (in de privé-situatie) en werken op kantoor.
Vijftien jaar na dato wordt, met een veelal ouderwets denkkader, stapvoets het digitale werken geïntroduceerd. Fysieke documenten worden bij de ingang gescand, waarna ze via een verouderde workflow worden afgehandeld als waren het papieren documenten. De behoefte om documenten te printen, omdat dit makkelijker leest, om aantekeningen te kunnen maken of omdat men bij vergaderingen geen laptop voorhanden heeft, past niet bij echte digitalisering. Maar laten we eerlijk zijn, veel digitale documenten zijn eigenlijk niets meer dan ‘papier achter glas’. Ondanks alle mogelijkheden van hyperlinks is de gemiddelde architectuur van een document bijzonder ‘plat’.
Digitalisering wordt pas echt serieus als de oproep ‘being digital’ van Nicholas Negroponte uit 1995 tot hét strategische uitgangspunt voor mens en organisatie wordt verheven.
Het daadwerkelijke rendement van kantoorautomatisering wordt pas bereikt als de visie op het kantoor drastisch wordt veranderd. Een heroriëntatie van persoonlijke resultaten naar groepsresultaten, een heroriëntatie op het wezen van de intermenselijke communicatie en de verschuiving van het managen van kantoorprocessen naar het faciliteren van kantoorwerkers.
Mijn advies
Zet de kantoorwerker echt centraal en biedt hem de mogelijkheid om zoveel mogelijk zijn eigen werkzaamheden vorm te kunnen geven. Laat hem zelf bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt, natuurlijk binnen de deadlines die aan de output zijn gesteld.
Vijf cruciale aanbevelingen
- Stel een manager aan die het kantoor als een integrale businessunit vormgeeft, bestaande uit kantoorwerkers, digitale werkruimtes, documentenbeheer, informatie- & kennisstromen en last but not least de werkstromen.
- Ontwikkel een duidelijke visie en strategie voor de ontwikkeling van het kantoor waarbij verregaande digitalisering, het echte HNW en de Menselijk Maat cruciale ingrediënten zijn.
- Laat een senior architect (een digitale binnenhuisarchitect) een menscentrische, integrale architectuur opstellen, waarmee richting gegeven kan worden aan een samenhangende IT-ondersteuning van het kantoor en de regie over het totaal van de op de werkpek aangeboden functionaliteiten.
- Borg dat de kantoorwerkers enthousiast worden en blijven voor de veranderingen in de kantooromgeving door een didactisch verantwoord transformatie- en invoeringsplan op te stellen.
- Stel een volwassen digitaliseringsplan op dat verder gaat dan het digitaliseren van de inkomende post. Borg digitale duurzaamheid en kanaaltransparantie.
PS Ik wil natuurlijk niet subversief overkomen, maar ik begrijp niet dat zoveel kantoorwerkers het nog steeds pikken om zo mechanisch, zo routinematig te moeten werken. Ezels in tredmolens vinden wij zielig, maar kantoorwerkers in sleurbevorderende kantooromgevingen vinden wij heel acceptabel.
Daan Rijsenbrij, www.Rijsenbrij-Academy.nl
