Wanneer veranderingen snel moeten worden uitgevoerd is de agile werkwijze niet altijd de meest geschikte. Bij kleinere product- en procesverbeteringen – ook wel incrementele innovatie genoemd – verlopen projecten met een planmatige benadering gemiddeld sneller.
De agile werkwijze, ook vaak adaptieve werkwijze genoemd, betekent letterlijk behendig of beweeglijk. De werkwijze is bedoeld om aan te passen aan snel veranderende omstandigheden. Elke grote en kleine organisatie lijkt ermee bezig te zijn. Via korte etappes van verkennen, experimenteren en leren, voortdurend bijsturend naar het resultaat toewerken. Deze methode past ook goed bij situaties waarbij vooraf niet duidelijk of helder is welk resultaat nodig of gewenst is en hoe dit te realiseren. Een strak (tijd)plan maken heeft dan geen zin.
Planmatig werken past juist goed wanneer een duidelijke beschrijving van het eindresultaat is te maken. Ook de weg ernaar toe is goed te overzien. De (te verwachten) risico’s zijn bekend. Een plan met acties wijst, als een soort ‘routebeschrijving’, de weg van ‘vertrekpunt’ naar ‘bestemming’. Precies zoals een navigatiesysteem in de auto werkt. Of zoals een routebeschrijving door Google Maps wordt samengesteld op basis van gekozen vertrekpunt en bestemming en het gekozen vervoermiddel. Ongeveer 60% van alle innovaties in organisaties zijn zogenaamde incrementele innovaties.[i] Dit zijn relatief eenvoudige en overzichtelijke product- en procesverbeteringen. Voor dit soort innovaties is het goed mogelijk om een plan te maken.
Dogma
Planmatig werken is niet beter dan agile werken of omgekeerd. De aanpak of werkmethode dient te passen bij het probleem of gestelde doel. En hier wringt de schoen. Agile werken ontaardt in steeds meer organisaties in een soort dogma. Koppig en eigenwijs wordt vaak geroepen: “wij werken hier agile.” Een kritische houding of agile wel de beste methode of aanpak is voor de oplossing van een probleem of het nastreven van een doel wordt dan niet meer geaccepteerd. Daar waar de methode juist moet bijdragen aan beweeglijkheid en verandersnelheid van de organisatie is de methode nu vaak zelf een ‘sta in de weg’ bij het kiezen van een geschikte(re) aanpak om van ‘vertrekpunt naar bestemming te reizen.’ Zoals bij incrementele innovaties. Het strikt volgen van een plan bij dit soort innovaties gaat (veel) sneller dan een agile (of adaptieve) aanpak. Een praktijkvoorbeeld laat dit zien.
Het praktijkvoorbeeld betreft het vervangen van het toegangssysteem tot een bedrijfsapplicatie (enterprise resource planning) bij een groot bedrijf. Tientallen lokaal beheerde oplossingen voor toegang tot de bedrijfsapplicatie werden vervangen door één algemene standaardoplossing. Deze verandering zorgde voor meer gebruiksgemak en eenvoudiger en goedkoper beheer. Een klein projectteam had de algemene standaardoplossing gebouwd en uitgebreid getest. Tegelijkertijd was een plan (‘routebeschrijving’) gemaakt hoe te komen tot de invoer (implementatie) van de algemene standaardoplossing.
Emotie of onderbouwing?
Er werden 12 projecten (1 project per divisie of afdeling) geformeerd om de algemene standaardoplossing voor toegang tot de bedrijfsapplicatie in te voeren. 6 projecten van de 12 volgden hierbij strikt de ‘routebeschrijving van vertrekpunt naar bestemming.’ Precies zoals het beschikbare plan het voorschreef. De 6 andere projecten wensten een aantal aanpassingen van het plan. Dit, opdat het beter paste bij de lokale omstandigheden was de motivatie van het lokale management. Motivatie die meer voort leek te komen uit zorg en emotie dan uit concrete onderbouwing.
De 6 projecten die het plan strikt volgden deden gemiddeld 17 weken per project over de realisatie, waarvan het snelste project in 9 weken gereed was. Bij de adaptieve (agile) benadering was gemiddeld 23 weken nodig per project waarvan het snelste project in 15 weken gereed was. Interessante bijkomstigheid is dat de gebruikers die bediend werden door de (snelle) projecten die strikt het plan volgden meer tevreden waren over het resultaat dan de gebruikers die bediend werden door de projecten die de agile (adaptieve) aanpak hadden gehanteerd. Aanpassingen waarbij achteraf was vast te stellen dat deze (hoogst waarschijnlijk) niet nodig waren geweest.
In veel organisaties wordt momenteel een veelvoud aan projecten uitgevoerd. En snelle realisatie is hierbij vaak een belangrijke factor. Het is dus nuttig en zinvol om telkens weer na te denken over een passende methode of aanpak voor het oplossen van een probleem. Of voor het realiseren van een doel. Het zomaar kiezen voor een agile benadering is niet (altijd) de snelste manier om tot resultaat te komen laat een praktijkvoorbeeld zien[ii]…
[i] https://experiencinginformation.com/2012/07/29/incremental-innovation-is-underrated/
[ii] Dit artikel ageert niet tegen een agile methode op zich, maar pleit voor het welbewust kiezen van een passende aanpak of werkmethode.
