Uit recent onderzoek van Epson onder Europees kantoorpersoneel, kwam naar voren dat 58% van de Nederlandse MKB-organisaties gebruik maakt van een Managed Print Service (MPS). Maar hoe zit het met de overige 42%? Waarom nemen deze organisaties nog altijd de rompslomp en de verborgen kosten van een eigen printerpark voor lief?
Een MPS is een externe partij die het printerpark van organisaties beheert, onderhoudt en van verbruiksmaterialen voorziet. Tot voor kort lagen managed printoplossingen eigenlijk alleen binnen het bereik van grote ondernemingen. Voor het MKB was het simpelweg niet rendabel om het printen aan een externe partij uit te besteden. Daar is nu verandering in gekomen. Dat zien we terug in het aantal MKB-organisaties dat de overstap heeft gemaakt. Hoewel we in Nederland voorlopen op het Europese gemiddelde (58% versus 51%), is er nog altijd een groot aantal bedrijven dat wel veel print, maar zelf verantwoordelijk is voor printeronderhoud en verbruiksmaterialen.
Een gemiste kans
Ik vermoed dat dit vooral te maken heeft met de onbekendheid bij organisaties van MPS-oplossingen die specifiek bedoeld zijn voor het MKB. De perceptie in de markt dat managed printdiensten vooral bedoeld zijn voor grote ondernemingen, is hardnekkig. Sommige MKB-organisaties hebben sinds de eerste dagen van de MPS niet meer achteromgekeken. En dat is in veel gevallen een gemiste kans. Er valt immers veel tijd en geld te besparen met het uitbesteden van het printerpark. En tijd en geld zijn in het MKB doorgaans schaars.
Vaak weten organisaties niet dat het tegenwoordig al mogelijk is om abonnementen af te sluiten vanaf 25 pagina’s per dag. Hiermee kun je voor een vast en vaak voordelig bedrag per maand in de printbehoeften van je organisatie voorzien. Dit, zonder dat je er verder omkijken naar hebt. Verbruiksmaterialen worden volledig automatisch besteld, zodat je je nooit meer zorgen hoeft te maken over de inktvoorraad. Dankzij goede prijsafspraken met leveranciers kan een MPS je bovendien vaak de scherpste prijs voor de originele verbruiksmaterialen garanderen.
Verborgen kosten
Daarnaast kun je een einde maken aan de verborgen kosten die automatisch komen kijken bij het beheren van een eigen printervloot. In de praktijk zie ik veel voorbeelden van bedrijven die zelf hun printers aanschaffen, maar geen zicht hebben op alle bijkomende kosten die bij printen komen kijken. Printers die goedkoop zijn in de aanschaf, hebben vaak dure verbruiksmiddelen. Hierdoor zijn de werkelijke printkosten veel hoger dan van tevoren werd ingeschat. Op deze verborgen kosten zit je als ondernemer natuurlijk niet te wachten bij het opmaken van de jaarrekening.
Printen ‘as a service’ kan korte metten maken met deze verborgen kosten. Bij een printabonnement weet je van tevoren precies wat je gaat betalen en kun je veel beter voorspellen hoeveel budget er overblijft voor de kernactiviteiten van je onderneming.
Minder printfrustraties
Uit het eerdergenoemde onderzoek bleek bovendien dat IT-apparatuur die niet goed werkt tot de grootste frustraties van kantoorpersoneel behoort (42%). Toegespitst op printers geeft 90% van de respondenten aan dat defecte printers voor frustraties en vertragingen zorgen. Niemand wil tijd kwijt zijn aan het vervangen van toners en cartridges of het wachten op reparaties en vervangende onderdelen, terwijl de afdrukken eigenlijk gisteren al nodig waren. Eigenlijk zou de printervloot gewoon moeten werken, zonder dat je er als ondernemer omkijken naar hebt. Je hebt immers wel wat anders aan je hoofd dan het onderhoud van kapotte printers en het bestellen van voorraden.
Dat is waar printservices als Epson Print365 uitkomst kunnen bieden. Het onderhoud en het beheer zijn problemen die voorgoed tot het verleden kunnen behoren. De printervloot is een van de laatste onderdelen van de infrastructuur die veel MKB-organisaties nog niet als dienst afnemen, maar met de opkomst van printabonnementen die ook geschikt zijn voor het MKB, kunnen we eindelijk dit laatste gedeelte van onze IT-infrastructuur met een gerust hart overdragen aan betrouwbare specialisten.
Ward Estoppey, Epson Nederland
