Wie geen dief wil zijn van de eigen (IT-)portemonnee, denkt in portfolio’s

Hoe doe je meer met dezelfde middelen? Of zelfs meer met minder middelen? Dat is de vraag die elke CIO zichzelf stelt bij het vaststellen van de jaarlijkse IT-agenda. De IT-budgetten groeien nauwelijks, of drukken een te grote stempel op de omzet en moeten omlaag. Daar komt bij dat veel van het budget nog steeds opgaat aan het in de lucht houden van onderpresterende, redundante of boventallige applicaties. Dit legt enorme druk op innovatie.

Hoe kan een CIO hiermee omgaan? De simpelste remedie lijkt het uit de lucht halen van applicaties. Maar dat is niet zonder risico. Voor je het weet valt er iets om en ondervindt de dagelijkse operatie hiervan hinder. Een andere optie is het terugbrengen van de investeringen. Dat remt echter de mogelijk toekomstige groei van de onderneming. Het is de crux om de juiste keuzes te maken en de juiste prioriteiten stellen. Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan.

In hoeverre beslissers en besluitvormers de juiste keuzes maken, hangt af van de mate waarin zij inzicht hebben in de commerciële-, financiële- en risico-aspecten van hun IT-landschap. Moeten we afstoten? Vervangen? Uitbesteden? Naar de cloud? Wat is de impact hiervan? De praktijk leert dat het met dit inzicht slecht gesteld is. Informatie over applicaties en infrastructuur ligt verspreid binnen de organisatie, is mondjesmaat beschikbaar en/of niet betrouwbaar. Onderzoek van Nucleus Research wijst uit dat bedrijven moeten vertrouwen op informatie die gemiddeld 14 maanden oud is en slechts voor 55% accuraat. Dit betekent dat IT-afdelingen veelal blind varen. Het ligt voor de hand dat afhankelijkheid van zulke achterhaalde en inaccurate informatie de bedrijfsvoering kan schaden. Denk aan: niet voldoen aan wet- en regelgeving, verminderde effectiviteit/productiviteit en verborgen kosten.

Wat kunnen bedrijven hieraan doen? Zelfs met de juiste gegevens valt of staat een juiste beslissing met de juiste interpretatie. Dit vraagt om een holistische kijk op het IT-landschap. Met andere woorden: portfoliodenken, of zoals Gartner het bestempelt: ‘Integrated IT Portfolio Analysis’. Portfoliodenken verbindt het IT-portfolio aan bedrijfsdoelstellingen en projecten. Het brengt balans en samenhang tussen afwegingen van commerciële, financiële en technologische aard. Het stimuleert de samenwerking tussen de IT-afdeling, demand-managers, de projectorganisatie (PMO) en controllers, met als doel optimale investeringsbeslissingen te nemen en de ondersteuning van de business door IT beter te plannen. Daarmee is portfoliodenken niet alleen een onmisbaar instrument voor het beheersen van de kosten, maar ook fundamenteel voor bedrijfstransformatie. Het laat veranderingen in het IT-landschap gelijk oplopen met veranderingen in bedrijfsprocessen.

Elke CIO, die geen dief van de eigen portemonnee wil zijn, zou deze discipline moeten omarmen.

Ricardo Passchier (1976) is in de Benelux verantwoordelijk voor het ontwikkelen en vermarkten van Software AG’s oplossingen voor bedrijfstransformatie, process visibility, in-memory datamanagement en real-time intelligente actie.
Volg Ricardo Passchier op Twitter via @rpasschier.