In de bijdrage 7 IT trends voor 2013 schetst Ron Tolido op deze site een zevental trends, waarvan de vijfde, “No Process”, mijn serieuze aandacht trok en trekt. Processen zijn, zo vertelt Tolido, steeds vaker… overbodig. Als ik Tolido goed begrijp, bedoelt hij dat processen er – informatisch gesproken – steeds vaker steeds minder toe doen. Ik denk dat Tolido wat dat betreft het gelijk aan zijn zijde heeft.
Processen zijn menselijke verzinsels. Ze zijn afleidbaar uit de waaier aan activiteiten van allerhande personen en verbanden waarin zij zich manifesteren. Het afleiden van een bepaald proces kan zinvol zijn als een verzameling activiteiten zich voordoet in een behoorlijk vast en weerkerend patroon.
Veel automatiseerders baseren zich nog altijd vergaand op (bedrijfs)processen. Die processen vormen de ruggengraat, waaromheen de automatiseerder informatiestromen modelleert. En de uiteindelijk resulterende informatiesystemen zijn dan ook getrouwe afspiegelingen van die (bedrijfs)processen. Zowel informatiesystemen als informatiestromen raken daarmee sterk en star verweven met de (bedrijfs)processen.
Vandaag de dag… in de volle en nog altijd toenemende dynamiek van moderne en bruisende informatiemaatschappij… worden oude en vertrouwde patronen echter steeds zeldzamer. Herhaling komt steeds minder voor. Vastigheid is steeds vaker ver te zoeken. Wat is een proces eigenlijk nog (waard) als het activiteitenpatroon nagenoeg verdwenen is?
Waarom blijven hangen aan processen?
Waarom… waarom hangen automatiseerders informatievoorziening nog altijd zo stringent op aan (bedrijfs)processen? Waarom accepteren gebruikers van/opdrachtgevers tot informatiesystemen nog altijd en domweg het algeheel primaat van het (bedrijfs)proces? Is het niet helder dat (bedrijfs)processen als krachtig vertrekpunt voor informatiestromen hun waarde hebben verloren?
Langzaam maar zeker moeten we wennen aan een werkelijkheid van tal van losse activiteiten die zich heel flexibel aaneen laten schakelen tot sterk variërende en ook heel gevarieerde gelegenheidsketens. En, ja, klopt, zo’n gelegenheidsketen wordt wellicht maar één keer actief. Zo’n weefwerk aan gelegenheidsketens kan goed worden opgevat als een netwerk. Het is ook niet voor niets dat informatiemaatschappij ook wel met de term netwerkmaatschappij wordt aangeduid. Mensen zijn ook steeds meer aan het – zoals dat heet – ‘netwerken’. De vloeibare organisatie komt steeds meer aan zet.
Zijn we er dan? Of blijken (straks) activiteiten eenzelfde lot beschoren als de processen nu? Draait het wel duurzaam om activiteiten? Of is er nog iets anders – iets dat de activiteiten feitelijk aandrijft?
Ja, dat is er. Het heet… “informatie”. Informatie leidt onveranderlijk tot zowel individuele als situationele interpretatie en betekenisgeving. Individueel toegekende betekenis zet mensen aan tot situationele activiteit (met excuses voor het pleonasme). Altijd. Inderdaad, het komt er meer en meer op aan om, met de woorden van Tolido: “slim gebruik te maken van al beschikbare informatie en de toestand van het moment.” We zijn toe aan Modern Informatieverkeer tot trefzekere activiteit; nader uitgewerkt op Information Roundabout.
Informatie zet mensen aan tot activiteit. Activiteit staat op haar beurt weer bol van informatie – informatie ter initiatie van weer nieuwe activiteiten. Enzovoort, enzovoort. Eeuwige wisselwerking. In hedendaagse dynamiek van netwerksamenleving zullen daarbij steeds gemakkelijker geheel nieuwe informatie/gedragspatronen ontstaan. Patronen die, waar men dat nuttig acht, ook als processen kunnen worden vormgegeven en ingericht. Veel belangrijker is echter dat we met elkaar komen tot werkelijk betekenisvol informatieverkeer met het oog op trefzekere activiteit.
Jan van Til, Informatiekundig ontwerper
Dag Jan,
Het niet hebben van vaste bedrijfsprocessen wordt ook wel beschreven in “case management”. Niet ieder proces leent zich voor standaardisatie en is case management een mogelijk alternatief. Dus per soort proces moet je dat opnieuw afwegen.
Ik heb zelf echter zeer sterk de houding van “geen case management, tenzij”.
Ik merk in de dagelijkse praktijk van zowel grote als kleine bedrijven dat er steeds minder discipline is (in projectmanagement). En dat is een kwalijke zaak. Losse uitvoer van projecten op basis van initiatief van medewerkers heeft zeer veel nadelen en leidt tot hogere kosten, mensen hebben meer parate kennis nodig, moeten goed kunnen samenwerken en hebben veel discipline nodig. Daarnaast worden mensen lastiger vervangbaar en wordt de inwerktijd langer. Daarnaast… het niet hebben van strakke processen schaalt niet.
Natuurlijk is case management veel aantrekkelijker dan BPM voor de medewerker! Maar dat is vaak niet het geval vanuit het perspectief van een organisatie.
Het type mens wat goed functioneert in case management is zeldzamer dan mensen die productief zijn met vast omkaderde en uitvoerbare processen.
Case management sluit in mijn ogen vooral goed aan bij kenniswerkers.
Henri,
Alles heeft zo zijn nut. En onnut. Dat natuurlijk ook. De vraag is eigenlijk waar je processen goed (voor) kunt gebruiken – en waar(voor) niet. Daar denken we naar mijn idee niet of nauwelijks over na. Nee, maar al te vaak hangen we gewoon alles op aan processen.
Merk op dat ik niet voor of tegen processen ben. Merk ook op dat ik me nadrukkelijk beperk tot het informatische aspect en dat processen er v.w.b. dat informatische aspect steeds vaker steeds minder toe doen. Het is goed mogelijk dat je een bedrijf niet (goed) kunt inrichten, bedrijven enzovoort zonder processen… maar haar informatieverzamelingen worden veel robuuster en het toepassingsbereik ervan wordt veel ruimer als we v.w.b. het informatische aspect de processen als vertrekpunt verlaten! Dan kan de organisatie van informatie zich onafhankelijk gaan ontwikkelen van de organisatie van de organisatie. Wow! Zo krijg je agility simpelweg kado! En schaalbaarheid ook. Informatieverzamelingen passen dan vanzelf ook bij zowel kenniswerkers als vaste-proces-werkers.
Henri,
Alles heeft zo zijn nut. En onnut. Dat natuurlijk ook. De vraag is eigenlijk waar je processen goed (voor) kunt gebruiken – en waar(voor) niet. Daar denken we naar mijn idee niet of nauwelijks over na. Nee, maar al te vaak hangen we gewoon alles op aan processen.
Merk op dat ik niet voor of tegen processen ben. Merk ook op dat ik me nadrukkelijk beperk tot het informatische aspect en dat processen er v.w.b. dat informatische aspect steeds vaker steeds minder toe doen. Het is goed mogelijk dat je een bedrijf niet (goed) kunt inrichten, bedrijven enzovoort zonder processen… maar haar informatieverzamelingen worden veel robuuster en het toepassingsbereik ervan wordt veel ruimer als we v.w.b. het informatische aspect de processen als vertrekpunt verlaten! Dan kan de organisatie van informatie zich onafhankelijk gaan ontwikkelen van de organisatie van de organisatie. Wow! Zo krijg je agility simpelweg kado! En schaalbaarheid ook. Informatieverzamelingen passen dan vanzelf ook bij zowel kenniswerkers als vaste-proces-werkers.
Interessante toelichting Jan,
Toch weet ik niet zeker of ik nu echt begrijp wat je bedoeld.
Als ik een boek bestel bij een online webshop dan moet deze betaald en geleverd worden, daar is een proces voor nodig.
Als een patient een ernstige aandoening heeft gaat hij naar een doktor en vervolgens naar een specialist in een ziekenhuis, hier is ook echt een proces voor nodig. Maar de behandeling kan misschien via een zaak of case worden afgehandeld waarbij het kennis aspect over de behandeling en de keuzes op een andere manier kunnen worden opgeslagen zodat toekomstige cases van meer informatie voorzien worden.
Hoe langer ik erover nadenk, hoe meer ik denk dat deze plek te krap is om die ideeen te delen. Met andere woorden denk ik te snappen dat gegevens/informatie verzamelingen zo krachtig worden dat je deze niet meer in een proces hoeft te stoppen als deze informatie zeer toegankelijk is.
Maar hoe dan ook, blijf ik processen centraal stellen inclusief de gegenereerde informatie. Hoe je die informatie tot chocola maakt die zeer bruikbaar is bij het uitvoeren van processen is een ander verhaal maar kun je volgens mij ook los hiervan zien. Het is een soort meta-data ding die je als een wrapper om de processen (intern en extern) heen zet. Is dat de richting die je bedoeld?
Leuk om dit anders een keer in een sessie met elkaar te delen om te kijken of hierna meer overblijft dan er vooraf ingestoken is.
Henri,
Dank je wel voor je verhelderende en aanvullende commentaar. Nogmaals, ik heb niets tegen processen. Wel ben ik tegen het primaat dat mensen zo klakkeloos aan processen geven. Wie voor zijn ‘gedoe’ het proces stelselmatig als vast verdwijnpunt kiest, beperkt zich daarmee veel te veel in wat hij/zij op het doek aan moois kan laten verschijnen.
Het draait – altijd en overal/in tijd en ruimte – om mensen. Mensen die altijd – geen uitzonderingen – van moment naar moment en van situatie (case) naar situatie (case) leven. Mensen die elkaar direct en indirect op legio manieren zo heel variërende tekens (informatie) geven. Dat staat, naar mijn idee, centraal. Daaromheen kan natuurlijk van alles en nog wat (door mensen) worden bedacht en ingericht. Processen, bijvoorbeeld. Prima! Maar wie zoiets als processen centraal stelt… die mist iets… die kiest vandaag de dag een niet al te productief verdwijnpunt. Dat heeft wel iets van het hanteren van een plat wereldbeeld. Een wereldbeeld waar, vergeet dat niet, best mee valt te leven – zij het dat de aanhanger ervan daarmee wel één en ander aan mogelijkheden ongebruikt laat liggen.
Kijk eens, als je wilt, naar onze infrastructuur voor fysiek verkeer. Die infrastructuur is niet met het oog op jou of mij of wie-ook-maar in het bijzonder gemaakt. Totaal niet. En het is precies daarom dat die infrastructuur zich dag in dag uit zo ongelooflijk soepel voegt naar ieders variërende en ook zo gevarieerde vervoerswensen – als onderdeel van welk proces dan ook maar.
Laten we nu, denkendeweg, overstappen op zoiets als infrastructuur voor informatieverkeer. Ook zo’n infrastructuur is niet met het oog op jou of mij of wie-ook-maar in het bijzonder gemaakt. Totaal niet. En het is precies daarom dat die infrastructuur zich dag in dag uit zo ongelooflijk soepel voegt naar ieders variërende en ook zo gevarieerde informatiewensen – als onderdeel van welk proces dan ook maar.
Wanneer we, om te beginnen, informatie infrastructureel zouden gaan organiseren… komt die informatie a. los van specifieke processen te staan en wordt diezelfde informatie b. tegelijk algemeen bruikbaar voor welk proces dan ook maar. Vergeet ajb niet dat het de specifieke processen zijn die ‘hun’ informatie steeds weer dwingen in ‘hun’ proces-specifieke structuren die alleen maar voor dat ene specifieke proces optimaal bruikbaar zijn. Als het proces verandert… en dat gebeurt steeds vaker en sneller… moderne netwerkmaatschappij… moet er (al)weer gesleuteld worden aan de proces-specifieke informatiestructuur annex software.
Ja, klopt, infrastructureel georganiseerd worden “gegevens/informatie verzamelingen zo krachtig […] dat je deze niet meer in een proces hoeft te stoppen”.